Estructura de Cuenta
El plan debe estructurarse de acuerdo con las necesidades de información presentes y futuras de la empresa y se elaborará luego de un estudio previo que permita conocer sus metas, particularidades, políticas, etc. Por lo anterior el plan de cuentas debe ser especifico y particularizado.
En el sistema la pantalla de estructura es la siguiente:
La estructura del plan de cuentas será ingresada como muestra la figura con signo de arroba y separación por puntos.
Ejemplo: la cuenta caja chica esta definida como 1.1.01.01 entonces, la estructura de la cuenta Activo debe ser definida asi: @.@.@@.@@, esto permite al sistema validar el ingreso al plan de cuentas garantizando un orden jerarquico.
Exlpicación de estructura
@ |
@ |
@@ |
@@ |
Grupo |
Subgrupo |
Sub Sub grupo |
Movimiento |
Situacion Financiera |
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Activo |
Activo Corriente |
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Activo |
Activo Corriente |
Bancos |
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Activo |
Activo Corriente |
Bancos |
Banco Pacifico Cta Cte 2988836 Dolares |
El código de cuentas
Es la expresión resumida de una idea a través de la utilización de números, letras y/o símbolos: en consecuencia el código viene a ser el equivalente al nombre.
En general el código viene a reemplazar el nombre propio del dato que debe registrarse, informarse y procesarse. En el campo administrativo la codificación sustituye los datos.
Importancia
Simplifica el manejo y el proceso de la información, es decir facilita el registro y el procesamiento de este.
Con la codificación de cuentas se obtiene las siguientes ventajas:
- Facilita el archivo y la rápida ubicación de las fichas o registros que representen las cuentas
- Permite la incorporación de nuevas cuentas dentro del plan como consecuencia de nuevas operaciones.
- Posibilita mediante la asignación de código que se puedan distinguir las clases de cuentas (Ejemplo: se asigna el dígito 1 al Activo, una cuenta que lleve el número 10101 indicará que forma parte del activo)
- Permite el acceso, con relativa facilidad, al procesamiento automático de datos.
El código de cuentas tiene las siguientes características:
- Flexible: Acepta la intercalación de nuevos registros
- Amplio: Tiene la capacidad de aceptar intercalación de nuevas categorías o jerarquías
- Funcional: Facil y sencillo en el ingreso, sin complicaciones, sin retrasos.
Sistema de Codificacion
La aplicación permite registrar en sistema de codificación
- Alfabético: cuando se asigna a cada cuenta del plan un código formado por una o varias letras
- Numérico: Se basa en la asignación de números como códigos para identificar la cuenta
- Mixo: Se puede combinar números o letras.
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